AT Interiorpanels maakt akoestische wandbekleding op maat, in vier productlijnen, van akoestische panelen tot wandbehang en sierlijsten, elk met eigen stoffen, maten en opties. Het is een klein bedrijf met een klein team. Twee verkopers staan vaak bij de klant, met een laptop of tablet, om samen een wand samen te stellen. Daarachter werken een inkoper en de mensen in de productie. Geen grote IT-afdeling, wel een werkdag waarin alles moet kloppen en doorlopen.
De uitdaging
Een verkoper stelt een product samen en moet daar meteen een kloppende prijs bij geven. Die prijs zat in losse rekenbladen, vier stuks, één per productlijn, en werd met de hand in elkaar gezet. Dat werkt zolang het rustig is. Maar zodra een klant vraagt "en wat kost het met die optie erbij?", begint het rekenwerk opnieuw, en bij elke aanpassing sluipt de kans op een fout erin. De verkoper rekent in het ene scherm, noteert in het andere, en de klant wacht.
Daarbovenop stond de rest van het proces los van elkaar. De offerte, de inkoop van materiaal en de opdracht naar de werkvloer leefden in mail, mappen en spreadsheets. Wie wilde weten wat er met een order was afgesproken, moest het bij elkaar zoeken. En een prijs die je vandaag afspreekt, wil je over twee maanden nog kunnen terugzien, ook als de materiaalprijzen intussen zijn veranderd.
De aanpak
We bouwen één intern systeem waarin dat samenkomt: een CRM als Power Apps Code App, met de calculatie als commercieel hart. De verkoper kiest een product, zet opties aan en uit, en ziet de verkoopprijs meteen meebewegen. Geen wachten, geen tweede scherm, geen rekenwerk ernaast. Het rekent volledig op het apparaat zelf, laptop of tablet, zodat het ook bij de klant aan tafel soepel blijft.
Rondom die kern staan de klanten, contacten en offertes, en verderop de operatie: inkoop, voorraad en productie, plus de tekeningen en foto's per klant op één plek. De vier productlijnen lopen allemaal door dezelfde calculatiekern, dus prijzen en opties worden op één plek onderhouden in plaats van in vier losse bladen.
Twee keuzes maken het verschil voor de praktijk. Zodra een offerte een order wordt, leggen we de berekening vast als momentopname; wijzigen de tarieven daarna, dan blijft de order tonen wat is afgesproken. En of een klant zakelijk of particulier is, bepaalt automatisch de juiste prijs, zodat de verkoper die staffel niet kan vergeten. Een verstuurde offerte gaat automatisch als PDF naar de klant.
We bouwen het in fasen. Eerst de weg die verkoop dagelijks loopt, van configuratie tot offerte. Daarna de operationele staart, zodat een bevestigde order vanzelf doorrolt naar inkoop en productie. Zo levert het systeem waarde op vanaf het moment dat de eerste offerte eruit kan, niet pas als alles af is. Dit is een lopend traject: de komende twee jaar bouwen we het stap voor stap uit tot een volwaardig systeem met alles wat hierboven staat, van calculatie en offerte tot inkoop, voorraad en productie.
Het resultaat
Het doel is een rechte lijn van productkeuze naar een kloppende offerte, zonder ernaast te rekenen, met de klant die het live ziet gebeuren. Eén systeem in plaats van vier rekenbladen en een berg mail: klant, offerte, order, inkoop, productie en bestanden bij elkaar. Een order ligt vast zoals afgesproken en is later exact terug te zien. En een bevestigde order rolt door naar de werkvloer, zodat verkoop en productie uit dezelfde bron werken.
Voor het team betekent het vooral dat het rekenwerk naar de achtergrond verdwijnt. De verkoper houdt tijd over voor het gesprek met de klant.